صالح الغازي التحوّل للأرشيف الإلكتروني
القبس:
متى نستغني عن الخرامات والدبابيس والدباسات والملفات الورقية والكرتونية ورائحة الغبار؟
كيف وهناك غرف ضخمة وملفات محشوة بالمستندات الورقية وتلزمها صيانة ونظافة دورية لحمايتها من التلف!
بعد طفرة التحول الإلكتروني عبر عمليات البيع والشراء والمعاملات الخدمية التي جاءت من تداعيات كوفيد 19، وجب تذليل العوائق للتحول الإلكتروني للأرشيف الورقي، فما حدث هو تحول رقمي جزئي، فالمساحات التي عليها الأرشيف تدل على أن التحول الرقمي شكلي ولم يدخل إلى عمق الفكر الإداري، فالمنشآت الكبيرة إما تحتاج إلى شركات متخصصة لإنجاز هذا التحول مع نظام قوي يؤمن ويحفظ الحقوق، والمنشآت المتوسطة والصغيرة تحتاج أن تخصص إدارة تتعاون مع إدارة تكنولوجيا المعلومات لإنجاز ذلك.
وقبل ذلك كله الأمر يحتاج إلى تشريعات حكومية مواكبة، مثلاً اعتماد التوقيع الرقمي والاعتراف به أمام المحاكم، والاعتراف بالعقود والمستندات الرقمية، مع إعلان مواصفات أو اشتراطات لصحتها، ثم اعتماد آليات عمل واقعية وتعريف المجتمع بها.
الأرشيف الإلكتروني لا يأخذ مساحة تذكر ويمكن الاحتفاظ به في أكثر من مكان واستدعاؤه بأكثر من وسيلة. واتاحة المعلومات والمستندات بشكل كامل لمتخذ القرار أو المسؤول.
أرى مثلاً أنه يمكن بخطوات بسيطة تقليص الأرشيف الورقي بدلاً من انتظار الموظف أياماً حتى يحضر ورقة كالتالي:
أولاً: حصر الوثائق وتحديد مواصفاتها حسب اللون، الحجم، الجودة الورقية. وتسجيل ذلك في جدول أكسل مع ملخص عن طبيعة الوثيقة وأهميتها، وليكن التالي لذلك إضافة مكان حفظها الإلكتروني والورقي أو وضع رابط لمكانها الرقمي.
ثانياً: المستندات الشديدة الأهمية في الحقوق المادية والمعنوية، وهي غالباً العقود الأساسية وتكون في عهدة المحاسب المسؤول (في ملف العقود) يتم مسحها ضوئياً، كنسخة رقمية احتياطية، وقد تكون فيما بعد أساسية، لذا يجب الاعتناء بجودة المسح الضوئي والتأكد من وضوح المستند ووضوح كل المعلومات في الوثيقة.
ثالثاً: فرز الوثائق الأقل أهمية التي تخص النشاط المهني أو الخدمي والمرتبطة بكل عميل، مثلاً تعاملات مع المستودعات أو مراكز البيع ثم مسحها ضوئياً، وليكون المستند عهدة الإدارة المختصة بيعاً أو مستودعاً..
رابعاً: التخلص من أي مستند مكرر أو لا قيمة له، مثل المعلومات، ويمكن وضعها كملاحظات على نظام الشركة أو في ملف اكسل، لتكون متاحة رقمياً. ومع أول إقفال سنوي أخذ توقيع كل عميل أو مورد على المطابقة أو تحديث البيانات، مع موافقتهم على الاعتماد الرقمي للمستندات، ووقتها تستطيع الاستغناء عن باقي المستندات الورقية لتكون وصلت إلى تخفيض هائل.
صالح الغازي
تعليقات
إرسال تعليق